Политика ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека» в отношении обработки персональных данных

Настоящая Политика в отношении защиты персональных данных разработана в соответствии с п. 2 ст. 18.1 Федерального закона Российской Федерации от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон) и определяет принципы, цели, правовые основания, способы и условия обработки персональных данных (далее — ПДн) ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека» (далее — Библиотека, Оператор) в отношении обработки и защиты персональных данных, соблюдения прав и свобод субъектов предоставления персональных данных.

Библиотека является одним юридическим лицом и осуществляет деятельность в основных зданиях и филиалах:

• основное здание: г. Липецк, ул. Кузнечная, д. 2;
• второе здание: г. Липецк, ул. Неделина, д. 31А;
• филиал «Липецкая областная детская библиотека»: г. Липецк, ул. Л. Толстого, д. 40;
• филиал «Липецкая областная специальная библиотека для слепых»: г. Липецк, ул. Елецкая, д. 69.

Юридический адрес: 398050, г. Липецк, ул. Кузнечная, д. 2.
Почтовый адрес для обращений субъектов ПДн: 398059, г. Липецк, ул. Первомайская, д. 57.

Политика является общедоступным документом и размещается на официальном сайте Библиотеки, размещенном на платформе «Госвеб», по адресу: https://biblioteka.gosuslugi.ru/politika-konfidentsialnosti/. Ссылка на Политику размещается на страницах сайта, в уведомлении об использовании файлов cookie и во всех электронных формах, посредством которых осуществляется сбор ПДн.

Политика Библиотеки в области обработки персональных данных определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека»:

• Конституцией Российской Федерации;
• Гражданским кодексом Российской Федерации;
• Трудовым кодексом Российской Федерации;
• Федеральным законом от 27.07.2007 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Федеральным законом от 29.12.1994 г. № 78-ФЗ «О библиотечном деле»;
• Федеральным законом от 29.12.1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• Приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации от 18.02.2013 г. № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• Уставом ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека», утвержденным Приказом Управления культуры и туризма Липецкой области от 27.11.2020 г. № 297/1 (с внесением изменений в Устав ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека» Приказом Министерства культуры Липецкой области от 19.03.2025 г. № 139);
• локальными нормативными документами ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека» по обработке и защите персональных данных;
• согласиями на обработку персональных данных, получаемыми от субъектов представления персональных данных;
• отдельными согласиями на обработку ПДн, разрешенных субъектом для распространения, если публикуются индивидуальные изображения, ФИО, интервью или иные идентифицирующие материалы.

Обработка ПДн в Библиотеке осуществляется на законной и справедливой основе; ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей; не допускается объединение баз данных, содержащих ПДн, обработка которых осуществляется в несовместимых между собой целях; обрабатываются только ПДн, которые отвечают целям обработки, их содержание и объем соответствуют заявленным целям; обеспечиваются точность ПДн и их достаточность; хранение ПДн осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта ПДн, не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок хранения не установлен федеральным законом или договором; по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в их достижении ПДн уничтожаются либо обезличиваются (ст. 5 Закона).

4.1. Библиотечно-информационное обслуживание читателей: заключение и исполнение договора, ведение читательского формуляра, учет выдачи/возврата документов, записи в АИБС «Opac-Global»: ФИО, дата/год рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность, адрес, телефон, e-mail, подпись, номер читательского билета, сведения о библиотечном обслуживании.

Срок обработки и хранения: 5 лет с даты последнего посещения/последнего исполнения договора при отсутствии задолженности перед Библиотекой; при наличии задолженности - до ее погашения или истечения срока исковой давности.

4.2. Предоставление удаленных сервисов и личного кабинета читателя (модуль АИБС «Opac-Global»): продление, бронирование, заказ литературы: ФИО, номер читательского билета, логин/идентификатор, e-mail, сведения о заказах и продлении.

Срок обработки и хранения: в течение срока действия учетной записи; учетная запись закрывается при прекращении обслуживания читателя (п. 5.1.) или по заявлению.

4.3. Регистрация участников мероприятий, организационная связь с ними, учет участников (в т.ч. через сервис «Яндекс Формы»): ФИО, телефон, e-mail, организация/учебное заведение, выбранное мероприятие.

Срок обработки и хранения: до окончания мероприятия и 1 год для организационной отчетности; до отзыва согласия, если он последовал ранее.

4.4. Прием и рассмотрение обращений граждан и организаций (официальный сайт, электронная почта, СЭД «Дело»): ФИО, почтовый адрес, e-mail, телефон, содержание обращения, сведения из приложенных документов

Срок обработки и хранения: 5 лет с даты регистрации обращения, если номенклатурой дел не установлен иной срок.

4.5. Оказание платных услуг, оформление и исполнение заказов через интернет-магазин: ФИО, телефон, e-mail, сведения о заказе/услуге, платежный статус, идентификатор платежа (реквизиты банковских карт Библиотекой не обрабатываются).

Срок обработки и хранения: в течение срока исполнения договора; в составе первичных учетных документов - 5 лет после окончания отчетного года (ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ).

4.6. Ведение трудовых отношений, кадровый, бухгалтерский и зарплатный учет, подбор персонала: ФИО, пол, дата и место рождения, гражданство, сведения об изменении фамилии, имени, отчества (когда, где и по какой причине), сведения о стаже (общий трудовой стаж, страховой стаж, стаж государственной (муниципальной) службы, стаж работы по специальности, данные паспорта гражданина Российской Федерации, сведения о месте регистрации и месте фактического проживания, номер мобильного телефона, номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), реквизиты актов гражданского состояния (состояние в браке, наличие детей и др.), идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), сведения о замещаемой должности (наименование замещаемой должности, дата принятия на работу, характер работы), сведения об условиях оплаты труда по замещаемой должности, сведения о награждении государственными, ведомственными и иными наградами, сведения о временной нетрудоспособности, сведения с предыдущих мест работы о доходах, сведения о лицевом счете и расчетных счетах в кредитных организациях (для перечисления заработной платы и иных выплат), сведения о профессиональных достижениях и факты профессиональной биографии, изображение на фотографии; изображение на видеозаписи, звук голоса, краткое описание участия, результата конкурса, награды, выступления, проекта или иной роли в мероприятии.

Срок обработки и хранения: в течение срока трудовых отношений, после их прекращения: в сроки, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 г. № 236), в т.ч. личные дела, лицевые счета - 50 лет; кандидаты - не более 30 дней с даты принятия решения об отказе в приеме, если не получено согласие на включение в кадровый резерв.

4.7. Служебная переписка и электронный документооборот (СЭД «Дело», Контур.Диадок, СБИС, 1С, электронная почта): ФИО, должность, контактные данные, сведения из служебных документов и договоров.

Срок обработки и хранения: в сроки, установленные номенклатурой дел Библиотеки и законодательством об архивном деле; первичные учетные документы - 5 лет после окончания отчетного года.

4.8. Использование электронных подписей и машиночитаемых доверенностей (МЧД): ФИО, должность, подразделение, сведения о сертификате ЭП и МЧД, сведения о ключевом носителе.

Срок обработки и хранения: в течение срока действия сертификата/МЧД; учетные документы (реестры, журналы, акты) - в сроки, установленные номенклатурой дел.

4.9. Информационное освещение деятельности Библиотеки: фото-, аудио-, видеосъемка мероприятий, фотоархив, публикация материалов: изображение, голос, ФИО и должность (при публикации идентифицирующих материалов).

Срок обработки и хранения: публикация - в течение срока, указанного в согласии, либо до его отзыва или требования о прекращении распространения; фотоархив - в сроки, установленные номенклатурой дел.

4.10. Обеспечение безопасности посетителей, работников и имущества посредством видеонаблюдения (без распознавания лиц): видеоизображение (биометрические ПДн не формируются и не обрабатываются).

Сроки обработки и хранения: 1 месяц с даты записи; фрагменты записей, необходимые для расследования инцидента, - до завершения расследования.

4.11. Ведение внутренних рабочих таблиц, табеля, графиков, статистики работы подразделений: ФИО, должность, подразделение, график, табельные и служебные сведения.

Сроки обработки и хранения: до замены актуальной версией, но не дольше сроков, установленных номенклатурой дел.

4.12. Сбор статистики посещаемости и анализ использования официального сайта с использованием файлов cookie и сервисов веб-аналитики «Яндекс Метрика» и «Цифровая культура»: файлы cookie и содержащиеся в них идентификаторы, IP-адрес, сведения о браузере, операционной системе, типе устройства, языке, дате и времени посещения, адресах посещенных страниц и источнике перехода, действиях на сайте.

Сроки обработки и хранения: файлы cookie сервисов хранятся на устройстве посетителя не более 1 года либо до их удаления посетителем; данные в сервисах веб-аналитики обрабатываются в течение срока использования соответствующего счетчика на официальном сайте либо до отзыва согласия.

Библиотека не заявляет обработку специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных. Фотографии, видеозаписи и записи видеонаблюдения не используются для автоматической идентификации личности и не рассматриваются как биометрические ПДн при отсутствии такой функции.

Установленные сроки исчисляются из указанных дат. Если срок хранения документа, содержащего ПДн, установлен федеральным законом, иным нормативным правовым актом или номенклатурой дел Библиотеки и превышает срок, указанный в Политике, применяется больший срок; обработка ПДн в этот период ограничивается хранением.

Способы обработки ПДн - автоматизированная, неавтоматизированная и смешанная обработка. Перечень действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Распространение ПДн осуществляется только на основании согласия, предусмотренного ст. 10.1 Закона.

Передача персональных данных третьим лицам может осуществляться при наличии согласия соответствующего субъекта персональных данных. Библиотека может передать персональные данные субъекта персональных данных третьей стороне в следующих случаях:

• если передача персональных данных необходима для предоставления услуги, включённой в перечень государственных или муниципальных услуг;
• если субъект персональных данных дал согласие на осуществление передачи своих данных третьей стороне;
• если передача необходима в рамках установленной законодательством РФ процедуры.

Библиотека передает ПДн (поручает их обработку) третьим лицам только при наличии правового основания, в объеме, необходимом для достижения цели обработки, в том числе: ООО «ЯНДЕКС» (сервисы «Яндекс Метрика», «Яндекс Формы»); оператору платформы «Госвеб»; ОКУ «Центр бухгалтерского учета в сфере образования и культуры» (кадровый, бухгалтерский и зарплатный учет); операторам электронного документооборота; платежному агрегатору ЮKassa; органам государственной власти, Социальному фонду России, налоговым органам - в случаях, предусмотренных законодательством. Перечень лиц и сервисов утверждается локальным актом Библиотеки (Перечень сторонних сервисов и лиц, привлекаемых к обработке ПДн).

Трансграничная передача ПДн Библиотекой не осуществляется. Используемые сервисы обеспечивают хранение ПДн на территории Российской Федерации.

На официальном сайте и иных электронных ресурсах Библиотеки используются сервисы веб-аналитики «Яндекс Метрика» (ООО «ЯНДЕКС», 119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16) и «Цифровая культура» (ФКУ «Цифровая культура», 105066, г. Москва, ул. Старая Басманная, д. 18, стр. 1), которые с помощью файлов cookie и аналогичных технологий собирают сведения, указанные в п.п. 4.12. раздела 4 Политики.

Цель обработки - сбор статистики посещаемости и анализ использования официального сайта для улучшения его работы. Библиотека не использует данные веб-аналитики для установления личности посетителя, принятия решений, порождающих юридические последствия, а также для рекламных целей.

Правовое основание – согласие посетителя (п. 1 ч. 1 ст. 6 Закона). При первом входе на официальный сайт посетителю отображается уведомление об использовании файлов cookie и сервисов веб-аналитики со ссылками на Политику и на текст согласия. Согласие выражается нажатием кнопки согласия в уведомлении. Посетитель вправе отказаться от предоставления согласия, отключить или удалить файлы cookie в настройках браузера; на возможность пользования официальным сайтом это не влияет.

Согласие может быть отозвано посетителем в любой момент путем удаления файлов cookie в настройках браузера либо направления заявления в Библиотеку по адресам, указанным в разделе 11 Политики.

Сбор ПДн посредством электронных форм (в том числе «Яндекс Формы») осуществляется только при условии выражения субъектом согласия, оформленного отдельным обязательным полем формы со ссылкой на текст согласия и Политику.

Обработка ПДн прекращается, а ПДн уничтожаются или обезличиваются при наступлении любого из следующих условий: достижение цели обработки или утрата необходимости в ее достижении; истечение срока обработки и хранения, установленного разделом 4 Политики; отзыв субъектом согласия, если отсутствуют иные основания обработки; выявление неправомерной обработки, если обеспечить ее правомерность невозможно; требование субъекта о прекращении обработки в случаях, предусмотренных Законом; прекращение деятельности Библиотеки.

Библиотека соблюдает следующие сроки:

• при достижении цели обработки - прекращение обработки и уничтожение ПДн в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки (ч. 4 ст. 21 Закона);
• при отзыве субъектом согласия - прекращение обработки и уничтожение ПДн в срок, не превышающий 30 дней с даты поступления отзыва, если иное не предусмотрено Законом (ч. 5 ст. 21 Закона);
• при выявлении неправомерной обработки - прекращение неправомерной обработки в срок, не превышающий 3 рабочих дней, а при невозможности обеспечить правомерность - уничтожение ПДн в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления (ч. 3 ст. 21 Закона);
• при обращении субъекта с требованием о прекращении обработки - прекращение обработки в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения требования, с возможностью продления не более чем на 5 рабочих дней при направлении мотивированного уведомления (ч. 5.1 ст. 21 Закона);
• при получении требования о прекращении распространения ПДн - прекращение распространения в течение 3 рабочих дней с момента получения требования (ч. 14 ст. 10.1 Закона).

При отсутствии возможности уничтожения ПДн в указанные сроки Библиотека осуществляет блокирование таких ПДн и обеспечивает их уничтожение в срок не более 6 месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами (ч. 6 ст. 21 Закона).

Уничтожение ПДн осуществляется комиссией, созданной приказом директора Библиотеки: на бумажных носителях - с использованием шредера или иным способом, исключающим возможность восстановления; в электронном виде - путем удаления из информационных систем и сервисов без возможности восстановления (в сервисах веб-аналитики - путем удаления счетчика или данных посетителя). Уничтожение подтверждается актом об уничтожении ПДн, а при обработке с использованием средств автоматизации - также выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы, в соответствии с Требованиями к подтверждению уничтожения персональных данных, утвержденными приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 г. № 179. Акты хранятся 3 года с момента уничтожения ПДн.

• получать сведения об обработке своих ПДн;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения ПДн в случаях, предусмотренных законом;
• отозвать согласие на обработку ПДн;
• требовать прекращения распространения ПДн в случаях, предусмотренных законом;
• обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или суд, а также на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

Запросы подаются лично или направляются по адресу: 398059, г. Липецк, ул. Первомайская, д. 57, либо на электронную почту: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript..

Запрос должен позволять идентифицировать субъекта персональных данных (далее - ПДн) и содержать суть требования. Копия паспорта запрашивается только если без нее невозможно подтвердить личность заявителя или полномочия представителя.

Ответ направляется в срок не более 10 рабочих дней с даты получения запроса. Срок может быть продлен не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления субъекту ПДн.

• Отстаивать свои интересы в суде.
• Предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (налоговые, правоохранительные органы и др.).
• Отказывать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством.
• Использовать персональные данные субъекта без его согласия в случаях, предусмотренных законодательством.

В части обеспечения защиты персональных данных, ГБУК «Липецкая областная универсальная научная библиотека» предпринимает необходимые организационные и технические меры, предусмотренные ст. 18.1 и 19 Закона, в том числе:

• назначение ответственного за организацию обработки ПДн;
• издание локальных актов по вопросам обработки ПДн;
• определение угроз безопасности и уровня защищенности ПДн в информационных системах;
• разграничение прав доступа по принципу минимальной необходимости;
• учет машинных носителей;
• антивирусная защита и резервное копирование;
• учет и реагирование на инциденты;
• осуществление внутреннего контроля;
• ознакомление работников с требованиями законодательства о ПДн и локальными актами Библиотеки.

Государственное бюджетное учреждение культуры «Липецкая областная универсальная научная библиотека»; юридический адрес: 398050, г. Липецк, ул. Кузнечная, д. 2; почтовый адрес: 398059, г. Липецк, ул. Первомайская, д. 57; e-mail: Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в браузере должен быть включен Javascript..

Политика подлежит пересмотру при изменении законодательства, целей, состава ПДн, используемых информационных систем и сервисов, но не реже одного раза в год. Новая редакция Политики вступает в силу с даты ее утверждения и подлежит опубликованию на официальном сайте не позднее 1 рабочего дня после утверждения.